Como empreendedor, você busca continuamente maneiras de tornar o seu negócio mais produtivo. Para isso talvez invista em tecnologia, consultorias para otimização de processos, estratégias para gestão e qualificação dos funcionários. Outro fator, que é muito importante, mas que as vezes passa despercebido, é a produtividade pessoal.
Continue a leitura e descubra como o método GTD de organização pode ajudar a tornar a sua empresa mais produtiva.
Conteúdos do Post
O que é o método GTD?
GTD são as iniciais de Getting Things Done, que em tradução livre para o português refere-se a “fazer as coisas acontecerem”. Esta metodologia foi criada pelo americano David Allen, que tem um livro com este mesmo título, onde explica toda a metodologia.
Esse método tem se destacado por compreender todos os campos da vida e ajudar na organização e controle de todos os projetos e metas.
Como usar o GTD?
O método é simples, se baseia em 5 fases. Coletar, processar, organizar, revisar e executar. Vamos à aplicação do método GTD:
1 – Coletar
Esta primeira fase envolve retirar da cabeça tudo o que deve ser feito. Você pode utilizar as tarefas e agendas do seu serviço de e-mail, aplicativos para celular ou até mesmo uma agenda. Utilize a ferramenta que melhor se adapte a você.
Pense nas diversas tarefas que você tem e anote tudo. Ler e-mails, criar relatórios, analisar indicadores das campanhas, emitir notas fiscais, verificar status dos pedidos do seu e-commerce, entrar em contato com a agência de marketing para verificar o andamento da arte para a campanha que irá lançar, interagir com os clientes nas redes sociais, tratar reclamações, publicar artigo no blog, verificar nível do estoque, realizar pedido ao fornecedor, entre outros.
2 – Processar
Nesta fase você irá avaliar as tarefas que você escreveu, verificar se exige ação ou se é apenas informação e definir prioridade para cada tarefa. Para isso, pergunte-se: qual a prioridade desta tarefa? Ela é necessária para a realização de outras tarefas? O que acontecerá se não a realizar?
Estas perguntas são importantes, em especial quando a lista de tarefas é muito grande e provavelmente não dará para realizar todas no mesmo dia. Desta forma, você vai ter clareza do que precisa ser feito para garantir a execução das tarefas-chave para o funcionamento da sua empresa.
3 – Organizar
Imagine que você colocou como prioridade “A” tarefas como analisar indicadores financeiros, entrar em contato com a agência de marketing, ligar para o cliente para tratar de uma reclamação, separar os produtos vendidos do dia anterior.
Como Prioridade B, você tem a emissão de notas fiscais, o envio de relatório dos indicadores, leitura de e-mails e contato com fornecedor para solicitar pedido. Para ser mais produtivo você pode organizar essas tarefas por contexto.
Por exemplo: realizar todas as tarefas relacionadas a respostas de e-mail, depois as tarefas que exigem ligações, em seguida, tarefas que exigem manipulação de planilha, levando em conta as prioridades de cada uma.
4 – Revisar
Na fase da revisão, você deve realizar o acompanhamento do que foi planejado. Isto irá lhe ajudar a cumprir as coisas que são mais importantes, reduzir as suas urgências e não ficar se ocupando em tarefas sem resultados.
Lembre-se que o trabalho é dinâmico, por isso, a revisão tem que ser flexível e serve para incluir atividades que podem surgir no decorrer do dia.
5 – Executar
Agora é a hora de praticar. Realize as atividades de acordo com o que você planejou. Muitas coisas irão surgir em sua mente quando estiver realizando as atividades e, quando isso acontecer, anote imediatamente e volte para a tarefa que estava executando.
Isso reduzirá a sua ansiedade e fará com que você aumente o foco na atividade atual, conseguindo maior eficiência.
E você, já utiliza o método GTD na sua empresa? Acha que o conteúdo pode ajudar outras pessoas a obter melhores resultados? Então compartilhe este post em suas redes sociais e ajude outras pessoas com este conteúdo.
