Um bom sistema de gestão oferece diversas vantagens às lojas virtuais. Com a ajuda da tecnologia, muitas empresas conseguem otimizar processos, automatizar tarefas e vender mais. Mas no meio de tantas soluções, é comum que os lojistas tenham dúvidas na hora de começar ou escalar a operação. Afinal de contas, como escolher o melhor ERP para e-commerce?
Se você chegou até este artigo, certamente está numa etapa crucial do seu negócio. Mesmo que já utilize um sistema de gestão, é possível que o crescimento das vendas esteja limitado pela capacidade de gestão, processamento de pedidos ou falta de suporte tecnológico.
A seguir, discutimos o papel do ERP nas empresas de e-commerce, incluindo os principais recursos, motivos para implementá-lo e como escolher o ERP ideal para a sua loja. Boa leitura!
Conteúdos do Post
Quando buscar um ERP?
O dia a dia do e-commerce envolve uma série de rotinas administrativas. Além disso, é preciso processar um grande volume de dados, extraindo o máximo possível de informações úteis.
Algumas destas tarefas consomem muito tempo e dedicação do lojista. Mas a boa notícia é que muitas delas podem ser agilizadas — e até mesmo automatizadas — pelo sistema de gestão.
Se você tem alguma das necessidades abaixo, certamente irá se beneficiar de um bom ERP:
- Centralização de pedidos realizados em múltiplos canais de venda (site, marketplaces, propostas comerciais…);
- Processamento ágil de pedidos (separação e expedição);
- Integração com sistemas de cotação de frete e operadores logísticos;
- Emissão e envio automático de notas fiscais à SEFAZ;
- Impressão de DANFE e etiquetas;
- Sincronização de dados com plataforma de e-commerce ou hub de marketplaces;
- Entrada de mercadoria e conferência cega;
- Controle de estoque, localizações, lotes e componentes;
- Inventário;
- Relatórios e ferramentas de apoio à tomada de decisões (BI).
Com um ERP, é possível gerenciar estes e outros processos de forma segura. Dessa maneira, a sua equipe será mais produtiva, focando em atividades estratégicas que agreguem mais valor à empresa.
Na próxima seção, reunimos 5 dicas para encontrar a solução mais adequada, indo além dos mitos que dificultam a escolha do ERP. Confira!
5 dicas para escolher o melhor ERP para e-commerce
1. Entenda o seu momento
A principal razão para buscar um sistema ERP está nos seus objetivos e necessidades. Com base neles, será mais fácil reconhecer o cenário atual da empresa e definir o caminho a seguir para alcançar o ponto desejado.
Dependendo do momento em que se encontra, a empresa pode ter objetivos diferentes, como:
- Crescimento: Aumentar o catálogo de produtos, lucratividade, representatividade no mercado;
- Eficiência: Otimizar processos, aumentar fluxo de vendas, eliminar retrabalho;
- Controle: Centralizar a gestão de informações;
- Economia: Reduzir custos operacionais.
Mas para transformar objetivos em resultados, é importante que você conheça os processos da sua empresa. Entender os desafios de cada etapa, área ou setor é o primeiro passo para vencê-los. Isso pode ser feito através de um Diagnóstico Empresarial.
O Diagnóstico Empresarial é um relatório detalhado de tudo que acontece dentro da organização. Ele deve analisar todos os processos da sua empresa, em áreas como gestão, vendas, financeiro, marketing e contabilidade. É uma ferramenta importante para você entender os pontos a melhorar no negócio e focar naquilo que é realmente necessário.
2. Conheça as opções disponíveis
Em um mercado como o e-commerce, é bem provável que os desafios da sua empresa sejam parecidos com os de outros negócios do mesmo porte. Assim, achar um ERP que atenda à sua operação não deve ser uma missão impossível.
O segredo está em fazer as perguntas certas. Depois que entender do que você precisa, identifique as soluções existentes e como elas se propõem a ajudar.
Via de regra, a escolha de um ERP começa com algumas buscas:
- “erp para e-commerce”;
- “erp integrado”;
- “melhores ERPs”;
- “ERP para [sua plataforma de e-commerce];
- “sistema para loja virtual”.
Mas e como saber quais são os ERPs mais adequados para a sua loja?
É aqui que entra a importância da etapa anterior. Suas necessidades são o seu checklist. Elas funcionam como um filtro para descartar candidatos inadequados. Indicações também são muito bem-vindas, desde que a fonte seja confiável.
Inclua em sua busca ERPs com experiência no segmento em que você atua. Por exemplo, se você tem uma loja de roupas, procure por um ERP com clientes no setor de moda e vestuário. Com isso, você terá certeza de que o sistema inclui todos os módulos que a loja precisa para realizar suas atividades.
Muitos ERPs oferecem uma versão de teste ou demonstração gratuita. Aproveite essa oportunidade com o intuito de conhecer a ferramenta. Esclareça todas as suas dúvidas!
Se possível, vá além do site da empresa. Consulte fóruns, blogs especializados e aumente sua confiança no ERP com opiniões de outros clientes.
3. Avalie o custo-benefício
É importante considerar as vantagens e desvantagens de cada ERP selecionado. Alguns planos e modelos de contrato podem ser vantajosos para a sua loja, enquanto outros podem engessar a operação.
Um ERP mais simples pode ser barato, mas não atender a todas as suas necessidades. Já um ERP mais avançado pode incluir recursos completos, mas exigir um investimento alto demais.
Nesse sentido, tenha em mente o valor e esforço para implantação do ERP. Em outras palavras, pense muito bem para evitar uma troca mais adiante.
Liste os prós e contras de cada ERP. Nesse meio tempo, procure pensar nas concessões e adaptações necessárias de ambos os lados. Seja realista sobre o que precisa mudar no sistema e o que pode ser ajustado nos seus processos.
Considere todo e qualquer custo adicional, como espaço de armazenamento, número de usuários, pedidos e notas mensais… Sem dúvida, esse tipo de detalhe é o que faz o barato sair caro (literalmente!).
Alguns ERPs cobram um valor extra por armazenamento; outros limitam o número de usuários ativos, o que pode gerar custos maiores se a sua operação precisar de mais colaboradores, por exemplo.
4. Valorize o atendimento
Assim como as funcionalidades do ERP, o atendimento deve ser um fator decisivo na busca pelo ERP ideal. O processo de onboarding e o suporte técnico podem revelar o quanto a empresa zela pelo sucesso do cliente.
Quais os canais de atendimento? Em quanto tempo você receberá a primeira resposta? Qual é o nível de satisfação dos clientes atuais?
Veja o caso da Eccosys, com alguns exemplos do que um ERP para e-commerce pode oferecer:
- Treinamento Inicial: Antes de começar a usar o ERP, a Eccosys realiza um conjunto de treinamentos básicos para a equipe do e-commerce. A implantação ensina aos usuários como utilizar o sistema com autonomia. Desta forma, erros comuns na operação podem ser evitados. Os treinamentos são divididos em etapas e podem ser ajustados conforme a operação do cliente.
- Canais de comunicação: Problemas, dúvidas e situações inesperadas podem ser registradas por telefone ou através de um sistema helpdesk para abertura de chamados on-line. Com a comunicação centralizada e prioridades bem definidas, é possível obter auxílio de forma rápida e prática.
- Equipe preparada: Apesar de intuitivo, um sistema ERP é naturalmente complexo. Mas com uma equipe de suporte bem treinada, você conta com um atendimento atencioso e orientado a resolver problemas.
- Base de conhecimento: Além dos treinamentos e suporte, a Eccosys possui uma base de artigos em constante atualização. Assim, é possível consultar manuais para esclarecer dúvidas a qualquer hora.
5. Planeje seu crescimento
O custo de implantar um sistema ERP abrange muito mais do que as ferramentas em si. Com efeito, ele também inclui a interrupção dos negócios, treinamento, dedicação, reputação da loja…
Dessa forma, ao escolher um sistema ERP, analise os requisitos atuais com uma margem para necessidades futuras.
A solução escolhida deve se manter atualizada com novas tecnologias, estar atenta às mudanças de legislação e notas técnicas, sobretudo para garantir um bom investimento a longo prazo.
Usuários de um ERP também costumam utilizar outros sistemas para manter a operação funcionando. Essa integração entre o ERP e outras ferramentas potencializa o controle de dados e ações gerenciais, garantindo a sincronia das informações.
Portanto, estar integrado a plataformas e outros sistemas relevantes é mais um requisito para escolher o melhor ERP para e-commerce. Isso aumenta a eficiência do negócio, além de ajudar com os custos.
Se a sua loja usa mais de um canal de venda, por exemplo, você deve utilizar uma plataforma / ERP integrado aos marketplaces ou um ERP integrado a um hub de marketplaces. Essa comunicação é essencial para que os dados sejam atualizados automaticamente em todos os canais.
Conclusão
Como vimos, a escolha de um ERP para e-commerce não é uma tarefa simples. De fato, é preciso analisar todas as áreas do negócio, conhecendo sua realidade e o que é necessário para alcançar os seus objetivos.
Além disso, deve-se planejar para o presente, pensando no futuro. À medida que o seu e-commerce cresce, a demanda das operações também aumenta. Por isso, avalie as alternativas com cautela e bom senso.
Em resumo, o melhor ERP para e-commerce é aquele que:
- Equilibra suas necessidades atuais com o orçamento disponível;
- Oferece suporte tecnológico e um atendimento adequado;
- Pavimenta o caminho para alcançar seus objetivos.
A resposta varia de acordo com o seu momento, mas uma boa escolha pode ser a chave para o seu e-commerce decolar!
E então, gostou das nossas dicas?
Tem alguma outra sugestão para quem está em busca de um ERP?
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